Whistleblowing

LA SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING – D. Lgs. 24/2023

COSA SI PUÒ SEGNALARE

Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;

• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;

• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;

• atti od omissioni riguardanti il mercato interno;

• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Canali di segnalazione

• interno (al link https://mibitaliaspa.wb.teseoerm.com/#/);

• esterno (ANAC);

• divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone);

• denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.

Scelta del canale di segnalazione

I segnalanti possono utilizzare il canale esterno (ANAC) quando:

• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;

• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;

• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:

• la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;

• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Condizioni per la segnalazione

Ragionevolezza

• Al momento della segnalazione o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate siano vere e rientrino nell’ambito della normativa

Modalità

• La segnalazione o divulgazione pubblica deve essere effettuata utilizzando i canali previsti (interno, esterno e divulgazione pubblica) secondo i criteri indicati sopra)

Valutazione dell’interesse pubblico e dell’interesse personale del segnalante

Le segnalazioni devono essere effettuate nell’interesse pubblico o nell’interesse alla integrità dell’ente.
I motivi che hanno indotto la persona a segnalare, denunciare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini della sua protezione.

MODALITÀ DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

MIB Italiana deve:

• dare avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante;

• mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;

• dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;

• svolgere l’istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;

• dare riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento;

• comunicare alla persona segnalante l’esito finale della segnalazione.

MISURE DI PROTEZIONE

PROTEZIONE DELLA RISERVATEZZA DELLE PERSONE SEGNALANTI

• L’identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni

• La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante

• La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

• Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato nel rispetto dei princìpi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali.

• I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

• Le segnalazioni interne ed esterne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa europea e nazionale in materia di protezione di dati personali.

COSA SI INTENDE PER RITORSIONE

DEFINIZIONE

Qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare, alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato.

Esempi di comportamenti ritorsivi:

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;

• la retrocessione di grado o la mancata promozione;

• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;

• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;

• le note di merito negative o le referenze negative;

• l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;

• la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;

• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;

• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;

• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;

• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;

• l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;

• la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;

• l’annullamento di una licenza o di un permesso;

• la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Competenza ad accertare la ritorsione

• La gestione delle comunicazioni di ritorsioni nel settore pubblico e nel settore privato compete ad Anac che può avvalersi, per quanto di rispettiva competenza, della collaborazione dell’Ispettorato della funzione pubblica e dell’Ispettorato nazionale del lavoro.

• La dichiarazione di nullità degli atti ritorsivi spetta all’Autorità giudiziaria.

Prova della ritorsione

• ANAC deve accertare che il comportamento (atto o omissione) ritenuto ritorsivo sia conseguente alla segnalazione, denuncia o divulgazione.

• Una volta che il segnalante provi di aver effettuato una segnalazione in conformità alla normativa e di aver subito un comportamento ritenuto ritorsivo, spetta al datore di lavoro l’onere di provare che tale comportamento non è in alcun modo collegato alla segnalazione.

• Trattandosi di una presunzione di responsabilità, è necessario che le prove in senso contrario emergano nel contraddittorio davanti ad ANAC. A tal fine è fondamentale che il presunto responsabile fornisca tutti gli elementi da cui dedurre l’assenza della natura ritorsiva della misura adottata nei confronti del segnalante.

Protezione da ritorsioni estesa ad altri soggetti

TIPOLOGIE

• al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e operante all’interno del medesimo contesto lavorativo);

• alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

• ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;

• agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

Non punibilità dei segnalanti

Non è punibile chi riveli o diffonda informazioni sulle violazioni:

• coperte dall’obbligo di segreto, diverso da quello professionale forense e medico, o

• relative alla tutela del diritto d’autore o

• alla protezione dei dati personali ovvero

se, al momento della segnalazione, denuncia o divulgazione, aveva ragionevoli motivi di ritenere che la rivelazione o diffusione delle informazioni fosse necessaria per effettuare la segnalazione e la stessa è stata effettuata nelle modalità richieste dalla legge.

PERDITA DELLE TUTELE

Le tutele non sono garantite quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave; in tali casi alla persona segnalante o denunciante può essere irrogata una sanzione disciplinare.

THE WHISTLEBLOWING REPORT – Legislative Decree 24/2023

WHAT CAN BE REPORTED

Conduct, acts or omissions that harm the public interest or the integrity of the public administration or private entity and that consist of:

· administrative, accounting, civil or criminal offences;

· unlawful conduct relevant under Legislative Decree 231/2001, or violations of the organisation and management models provided for therein;

. offences falling within the scope of European Union or national acts relating to the following sectors: public procurement; financial services, products and markets and

prevention of money laundering and terrorist financing; product safety and compliance; transport safety; environmental protection; radiation protection and nuclear

safety; food and feed safety and animal health and welfare; public health; consumer protection; protection of privacy and personal data and

security of networks and information systems;

· acts or omissions that harm the financial interests of the Union;

· acts or omissions concerning the internal market;

acts or conduct that defeat the object or purpose of the provisions of Union acts.

Reporting channels

. internal (at the link https://mibitaliaspa.wb.teseoerm.com/#/);

· external (ANAC);

· public disclosure (through the press, electronic media or other means of dissemination capable of reaching a large number of people);

· report to the judicial or accounting authority.

Choosing the reporting channel

Whistleblowers may use the external channel (ANAC) when:

· the reporting person has already made an internal report and it was not followed up;

. the reporting person has reasonable grounds to believe that, if they made an internal report, it would not be effectively followed up or that the

report could lead to a risk of retaliation;

. the reporting person has reasonable grounds to believe that the violation may constitute an imminent or manifest danger to the public interest;

Whistleblowers may make a public disclosure directly when:

. the reporting person has previously made an internal and an external report, or has made an external report directly, and no response was given

within the established timeframe regarding the measures planned or adopted to follow up on the reports;

. the reporting person has reasonable grounds to believe that the violation may constitute an imminent or manifest danger to the public interest;

. the reporting person has reasonable grounds to believe that the external report may entail a risk of retaliation or may not be effectively followed up, due to the

specific circumstances of the case, such as those in which evidence may be concealed or destroyed or in which there is a well-founded fear that the recipient of the

report may be colluding with the perpetrator of the violation or involved in the violation itself.

Conditions for reporting THE WHISTLEBLOWING REPORT – Legislative Decree 24/2023

WHAT CAN BE REPORTED

Conduct, acts or omissions that harm the public interest or the integrity of the public administration or private entity and that consist of:

· administrative, accounting, civil or criminal offences;

· unlawful conduct relevant under Legislative Decree 231/2001, or violations of the organisation and management models provided for therein;

. offences falling within the scope of European Union or national acts relating to the following sectors: public procurement; financial services, products and markets and

prevention of money laundering and terrorist financing; product safety and compliance; transport safety; environmental protection; radiation protection and nuclear

safety; food and feed safety and animal health and welfare; public health; consumer protection; protection of privacy and personal data and

security of networks and information systems;

· acts or omissions that harm the financial interests of the Union;

· acts or omissions concerning the internal market;

acts or conduct that defeat the object or purpose of the provisions of Union acts.

Reporting channels

. internal (at the link https://mibitaliaspa.wb.teseoerm.com/#/);

· external (ANAC);

· public disclosure (through the press, electronic media or other means of dissemination capable of reaching a large number of people);

· report to the judicial or accounting authority.

Choosing the reporting channel

Whistleblowers may use the external channel (ANAC) when:

· the reporting person has already made an internal report and it was not followed up;

. the reporting person has reasonable grounds to believe that, if they made an internal report, it would not be effectively followed up or that the

report could lead to a risk of retaliation;

. the reporting person has reasonable grounds to believe that the violation may constitute an imminent or manifest danger to the public interest;

Whistleblowers may make a public disclosure directly when:

. the reporting person has previously made an internal and an external report, or has made an external report directly, and no response was given

within the established timeframe regarding the measures planned or adopted to follow up on the reports;

. the reporting person has reasonable grounds to believe that the violation may constitute an imminent or manifest danger to the public interest;

. the reporting person has reasonable grounds to believe that the external report may entail a risk of retaliation or may not be effectively followed up, due to the

specific circumstances of the case, such as those in which evidence may be concealed or destroyed or in which there is a well-founded fear that the recipient of the

report may be colluding with the perpetrator of the violation or involved in the violation itself.

Conditions for reporting:

Reasonableness

. At the time of the report or of the complaint to the judicial or accounting authority or of the public disclosure, the reporting person or complainant must have a

reasonable and well-founded belief that the information on the violations reported, publicly disclosed or denounced is true and falls within the scope of the

legislation

Method

. The report or public disclosure must be made using the channels provided (internal, external and public disclosure) according to the criteria indicated above)

Assessment of the public interest and the personal interest of the reporting person

Reports must be made in the public interest or in the interest of the integrity of the entity.

The reasons that led the person to report, denounce or publicly disclose are irrelevant for the purposes of their protection.

HOW REPORTS ARE HANDLED

MIB Italiana must:

. acknowledge receipt of the report to the reporting person within 7 days of its receipt, unless expressly requested otherwise by the

reporting person;

. maintain communication with the reporting person and request further information from them, if necessary;

· diligently follow up on the reports received;

. carry out the necessary investigation to follow up on the report, including through hearings and the acquisition of documents;

. provide feedback to the reporting person within 3 months or, if there are justified and substantiated reasons, 6 months from the date of acknowledgement of receipt of the external report or, in the

absence of such acknowledgement, from the expiry of 7 days from receipt;

. inform the reporting person of the final outcome of the report.

PROTECTION MEASURES

PROTECTION OF THE CONFIDENTIALITY OF REPORTING PERSONS

. The identity of the reporting person cannot be disclosed to persons other than those competent to receive or follow up on reports

. The protection concerns not only the name of the reporting person but also all the elements of the report from which it is possible to infer, even indirectly,

the identity of the reporting person

. Confidentiality protection is extended to the identity of the persons involved and of the persons mentioned in the report until the conclusion of the proceedings initiated on the basis of

the report, with the same guarantees provided in favour of the reporting person.

PROTECTION OF PERSONAL DATA

. The processing of personal data relating to the receipt and handling of reports is carried out in compliance with European and national principles on the protection of

personal data.

. The rights referred to in Articles 15 to 22 of Regulation (EU) 2016/679 may be exercised within the limits of the provisions of Article 2-undecies of Legislative Decree 30

June 2003, no. 196.

. Internal and external reports and the related documentation are retained for as long as necessary to process the report and in any case no longer than 5 years from

the date of communication of the final outcome of the reporting procedure, in compliance with the confidentiality obligations under European and national legislation

on the protection of personal data.

WHAT IS MEANT BY RETALIATION

DEFINITION

Any conduct, act or omission, even if only attempted or threatened, carried out by reason of the report, the complaint to the judicial or

accounting authority, or the public disclosure, and which causes or may cause, to the reporting person or to the person who filed the complaint, directly or indirectly, an

unfair detriment, meaning unjustified detriment.

Examples of retaliatory conduct:

· dismissal, suspension or equivalent measures;

· demotion or failure to promote;

. change of duties, change of workplace, reduction in salary, change in working hours;

. suspension of training or any restriction of access to it;

· negative performance assessments or negative references;

· the adoption of disciplinary measures or other sanctions, including financial ones;

. coercion, intimidation, harassment or ostracism;

. discrimination or otherwise unfavourable treatment;

. failure to convert a fixed-term employment contract into a permanent employment contract, where the worker had a legitimate expectation of such

conversion;

. non-renewal or early termination of a fixed-term employment contract;

. harm, including to the person’s reputation, in particular on social media, or economic or financial loss, including loss of economic opportunities and loss

of income;

. inclusion on improper lists on the basis of a formal or informal sector or industry agreement, which may make it impossible for the person to find

employment in the sector or industry in the future;

. early termination or cancellation of a contract for the supply of goods or services;

· the cancellation of a licence or permit;

. the request to undergo psychiatric or medical examinations.

Authority competent to ascertain retaliation

. The handling of retaliation reports in the public and private sectors is the responsibility of ANAC, which may avail itself, within their respective areas of competence, of the

cooperation of the Public Administration Inspectorate and the National Labour Inspectorate.

· The declaration of nullity of retaliatory acts is a matter for the judicial authority.

Proof of retaliation

. ANAC must ascertain that the conduct (act or omission) considered retaliatory is a consequence of the report, complaint or disclosure.

. Once the reporting person proves that they made a report in accordance with the legislation and suffered conduct considered retaliatory, it is for the employer

to prove that such conduct is in no way connected with the report.

. As this is a presumption of liability, evidence to the contrary must emerge in adversarial proceedings before ANAC. To this end it is essential that

the alleged perpetrator provides all the elements from which the absence of a retaliatory nature of the measure taken against the reporting person can be inferred.

Protection from retaliation extended to other persons

TYPES

. the facilitator (a natural person who assists the reporting person in the reporting process and who operates within the same work context);

. persons in the same work context as the reporting person, the person who filed a complaint or the person who made a public disclosure, and who

are linked to them by a stable emotional bond or kinship up to the fourth degree;

. co-workers of the reporting person or of the person who filed a complaint or made a public disclosure, who work in the same work

context and who have a habitual and current relationship with that person;

. entities owned by the reporting person or for which the same persons work, as well as entities operating in the same work context as the aforementioned

persons.

Non-punishability of reporting persons

A person who discloses or disseminates information on violations is not punishable if the information is:

· covered by an obligation of secrecy, other than legal and medical professional secrecy, or

. relating to copyright protection or

· to the protection of personal data, or

provided that, at the time of the report, complaint or disclosure, they had reasonable grounds to believe that the disclosure or dissemination of the information was necessary to

make the report and it was made in the manner required by law.

LOSS OF PROTECTION

Protections are not guaranteed when the criminal liability of the reporting person for the offences of defamation or

slander, or in any case for the same offences committed by reporting to the judicial or accounting authority, or their civil liability for the same reason, in cases of wilful misconduct

or gross negligence, is established, even by a first-instance judgment; in such cases a disciplinary sanction may be imposed on the reporting person or complainant.

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CONTACTS

MIB Italiana is part of IVG Group

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